Soft HR

Die Lösung unterstützt die Mitarbeiterbeurteilung, die Kompetenzentwicklung, die Zielsetzung sowie Talentprozesse in einer einzigen Umgebung. Wir helfen dabei, Beurteilungszyklen zu strukturieren, Führungskräfte einzubinden und HR-Daten für die Planung der Teamentwicklung zu nutzen.

Das modulare „Miękki HR“-Modul vereint Selbstbedienungsfunktionen, Personalprozesse und Weiterentwicklung auf der Power Platform.
5 Min.
Erstellung eines Kompetenzberichts
Monat → Woche
Zeitraum der Personalplanung
2 Monate
Entwicklung einer HR-Lösung
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Herausforderung

HR-Prozesse verlieren an Kohärenz, wenn jeder mit einem anderen Tool arbeitet

Die Daten sind verstreut

Informationen zu Personal, Kompetenzen, Schulungen und Ausrüstung sind in separaten Dateien enthalten, sodass Entscheidungen eine manuelle Überprüfung erfordern.

Anträge gehen in der Post verloren

Urlaub, Fortbildungen, Dienstreisen und Zusatzleistungen unterliegen keinen einheitlichen Regelungen, weshalb sich die Mitarbeiter an die Personalabteilung wenden und Genehmigungen oft erst nach einer Erinnerung erteilt werden.

Die Bewertungen erfordern eine Koordinierung

Die Formulare werden manuell an zahlreiche Personen verschickt, daher erfasst die Personalabteilung die Antworten in Tabellen, wertet die Ergebnisse aus und versendet gegebenenfalls erneut individuelle Aufforderungen.

Von den Veränderungen sind zahlreiche Abteilungen betroffen

Onboarding und Offboarding erfordern Maßnahmen seitens der Personalabteilung, der Führungskräfte, der IT, der Finanzabteilung und der Verwaltung, doch es fehlt ein Verantwortlicher, der den gesamten Prozess koordiniert.

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So funktioniert es

Vom Arbeitsunfall bis zum abgeschlossenen Verfahren

Jeder Fall verfügt über Eingabedaten, einen Verantwortlichen, einen Genehmigungsweg und einen Status. Power Automate verwaltet die Aufgaben, und die Anwendung stellt den jeweiligen Arbeitsumfang den Mitarbeitern, Vorgesetzten und der Personalabteilung zur Verfügung.

01

Ereignis

Ein Mitarbeiter, eine Führungskraft oder die Personalabteilung initiiert einen Antrag, eine Beurteilung, eine Schulung oder eine Änderung.

02

Überprüfung

Das System überprüft die erforderlichen Daten, die Rolle, das Limit, die Struktur und die Prozessregeln.

03

Zustimmung

Aufgaben und Benachrichtigungen werden gemäß dem vereinbarten Ablauf an die zuständigen Personen weitergeleitet.

04

Ergebnis

Status, Dokumente und Daten werden wieder in die Mitarbeiterkarte und in die Berichterstellung übernommen.

DIE SCHLEIFE WIRD MIT DEN DATEN GESCHLOSSEN
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Säulen

Die beiden Säulen des „Soft HR“: ein reibungsloser Mitarbeiterzyklus und die Personalentwicklung

Mitarbeiterzyklus und Selbstbedienung

Ein einheitlicher Prozess für Daten, Anträge und Ereignisse – von der Einstellung bis zum Ausscheiden.

Mitarbeiterkarte
Es verbindet Daten, Strukturen, Dokumente, Kompetenzen und Ausstattung.
Selbstbedienungsportal
Es zeigt dem Mitarbeiter seine Angelegenheiten, Limits, Bewertungen und Schulungen an.
Workflow und Genehmigungen
Weist den Vorgängen des Eigentümers einen Status, einen Termin und einen Verlauf der Entscheidungen zu.
Onboarding und Offboarding
Er koordiniert die Aufgaben in den Bereichen Personalwesen, Management, IT und Verwaltung.

Beurteilungen, Kompetenzen und Entwicklung

Daten zu Leistungen und Fähigkeiten führen zu Rückmeldungen und Entwicklungsmaßnahmen.

360°-Beurteilungen
Sie verbinden die Selbsteinschätzung mit der Sichtweise von Vorgesetzten und Kollegen.
Kompetenzen
Sie geben Aufschluss über das Niveau der Fähigkeiten, Sprachkenntnisse und Berechtigungen.
Schulungen
Sie vereinen Katalog, Antrag, Genehmigung, Umsetzung und Historie.
Managementinformation
Zeigt den Status des Zyklus, die Antworten, Durchschnittswerte und Datenlücken an.
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Fotos

Schau dir an, wie das funktioniert

„Soft HR“ fasst verstreute Personalangelegenheiten zu einem einzigen Prozess zusammen

Es handelt sich um ein modulares Paket aus Anwendungen Power Apps, Automatisierung und Formularen, das an die Struktur, die Rollen, die Prozesse und die Integrationen einer Organisation angepasst werden kann.

Mitarbeiterkarte und -verzeichnis
Es ordnet Daten zu Beschäftigung, Struktur, Kompetenzen, Schulungen, Dokumenten und Ausstattung.
Mitarbeiterportal
Stellt dem Mitarbeiter seine eigenen Anträge, Bewertungen, Limits, Schulungen, Zusatzleistungen und Statusinformationen zur Verfügung.
Automatisierung von HR-Prozessen
Verwaltet Genehmigungen, Aufgaben, Benachrichtigungen und Erinnerungen gemäß den Regeln der Organisation.
Bewertung und Entwicklung
Unterstützt 360°-Beurteilungen, rollenspezifische Formulare, die Zusammenfassung von Ergebnissen sowie die Kompetenzplanung.

Wo „Soft HR“ Personalentscheidungen im gesamten Unternehmen unterstützt

Personalprozesse wirken sich auf die Arbeit von Führungskräften, Geschäftsteams und Supportfunktionen aus. Jeder Bereich erhält einen eigenen Umfang an Daten, Aufgaben und Zuständigkeiten.

Personalabteilung, Führungskräfte und Mitarbeiter
Es vereint Mitarbeiterprofil, Selbstbedienungsfunktionen, Beurteilungen, Kompetenzen und Weiterentwicklung, damit jeder Mitarbeiter die für ihn relevanten Aufgaben und den Status des Prozesses einsehen kann.
Vertrieb, Marketing und Kundenservice
Es unterstützt die Einarbeitung, Zielsetzung, Kompetenzentwicklung, Schulungen und das Feedback in Teams, in denen die Qualität der Arbeit einen direkten Einfluss auf das Kundenerlebnis hat.
Finanzen, Betrieb und Produktion
Es organisiert Zeit, Dienstreisen, Kosten, Ausstattung, Berechtigungen und Verfügbarkeit und hilft so bei der Arbeitsplanung sowie bei der sicheren Abwicklung von Personalwechseln.
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Was optimieren wir?

Welche Ergebnisse haben Unternehmen erzielt, die die Power Platform im Personalwesen einsetzen?

−85%

kürzere Vorbereitung auf das Onboarding

20 → 1,82 %

Rückgang der Fehler bei der Dateneingabe

15 Tage → 21 Min.

Verkürzung des Onboarding-Prozesses

Analyse der Umstrukturierung und Zuordnung

3 Wochen → 3 Minuten

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FÜR WEN

Für Unternehmen, in denen die Anzahl der Personalprozesse schneller zunimmt als die Möglichkeiten, diese zu kontrollieren

· Anträge, Bewertungen und Onboarding-Schulungen werden per E-Mail und in Tabellen verarbeitet, sodass die Personalabteilung keinen Überblick über den Status, die Fristen oder die Zuständigkeiten hat.

· Mitarbeiter und Führungskräfte haben keinen Zugang zum Selbstbedienungsportal, weshalb sie die Personalabteilung nach Grenzwerten, Dokumenten und dem Stand der Dinge fragen, und das Team antwortet manuell.

· Das Unternehmen verfügt über zahlreiche Gesellschaften, Standorte oder Systeme und benötigt ein gemeinsames Prozessmodell mit lokalen Regeln, Rollen und Integrationen.

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Wie wir das umsetzen

Von der HR-Prozesskarte zum sicheren Selbstbedienungsportal für Mitarbeiter

Audit

Wir erfassen Prozesse, Rollen, Daten, Ausnahmen und Integrationen. Wir legen den Umfang, die KPIs und das erste Szenario für die Inbetriebnahme fest.

Implementierung

Wir konfigurieren Anwendungen, Formulare, Automatisierungen, Berechtigungen und Berichte. Wir migrieren Daten und testen vollständige Szenarien.

Optimierung

Wir messen die Akzeptanz, die Bearbeitungszeit und die Datenqualität. Wir optimieren die Prozesse und nehmen weitere Module und Benutzergruppen in Betrieb.

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Zahlen, keine Folien

Was bei den Kunden funktioniert, die uns ihr Vertrauen geschenkt haben

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Sie haben uns ihr Vertrauen geschenkt

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Sławomir Wachowski
Leiter der Abteilung für Automatisierungstechnik
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SECO/WARWICK-Gruppe
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